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關于做好2020年度檔案歸檔移交工作的通知
日期: 2021-01-07 08:26:36  發布人: ggcjxb  瀏覽量: 119

各學院(部)、各單位:

2020年已接近尾聲,按照《高等學校檔案管理辦法》的規定要求,請各部門將本部門2020年產生的屬歸檔范圍的各類文件資料整理好移交至檔案室。若有2020年度以前未歸檔的檔案,按要求分年度整理好一并歸檔。現就有關事項通知如下:

一(yi)、歸檔(dang)范圍(wei)

(一)凡本(ben)(ben)部門(men)在工作活動中(zhong)直接形成的,能反映(ying)本(ben)(ben)部門(men)工作和活動的,具有一定保存價值的文字(zi)、圖表、聲像等各(ge)種不同形式的載體材料均屬本(ben)(ben)單(dan)位檔案的歸檔范圍。

(二)歸檔的文件(jian)材料包(bao)括(kuo)紙質材料和(he)相應的聲像、電(dian)子等文件(jian)材料(如照片、光(guang)盤等)。聲像、電(dian)子類(lei)文件(jian)材料應隨紙質文件(jian)材料一同歸檔。

(三(san))以學校名義獲得的(de)各種(zhong)證書、獎牌、獎杯(bei)、錦旗等以及在校際交流中(zhong)具有(you)保存(cun)價值(zhi)的(de)實物檔案。

二(er)、歸檔要求

(一)各部門應對(dui)歸檔(dang)工作給予高度重(zhong)(zhong)(zhong)視,認真做好本(ben)部門檔(dang)案資料的收(shou)集、整(zheng)(zheng)理和歸檔(dang)工作。保證歸檔(dang)文件材料收(shou)集完整(zheng)(zheng)、齊(qi)全。特別要注重(zhong)(zhong)(zhong)各類重(zhong)(zhong)(zhong)大活動(dong)及會議的圖片(pian)、影(ying)像資料的收(shou)集和歸檔(dang)。

(二)凡各部門產生的文件材料涉及多個部門的,由主辦單位:亚博游戏

(三)歸檔(dang)的紙質文件材料(liao)必須(xu)是原件,復(fu)印件原則(ze)上(shang)不歸檔(dang)。請(qing)示類文件如(ru)已答復(fu),須(xu)提供相(xiang)關批復(fu)材料(liao),上(shang)級來文需要辦(ban)理并上(shang)報(bao)相(xiang)關材料(liao)的,要求將上(shang)報(bao)的相(xiang)關材料(liao)附上(shang)。各單位報(bao)表、名冊、圖冊、匯編(bian)等已裝(zhuang)訂的材料(liao),以冊(本)為單位移交。

(四)聲像檔案: 錄音、錄像帶、錄影光盤、數碼照片等均應貼上標簽, 必須附有文字說明,內容包括事由(事件)、時間、地點、人物、拍攝者。

(五)實物檔案: 標明(ming)實物名稱(cheng)、獲得時間和(he)頒發(贈)單位。

(六)各部(bu)門及個(ge)人原則上不保(bao)留任何檔(dang)案,如工作(zuo)需(xu)要備(bei)查的可保(bao)留復印件。

三、檔(dang)案移交

(一)歸(gui)檔(dang)驗收

移交檔案時,交接雙方當面檢查,按歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工,直至驗收合格后方可辦理移交手續。

(二(er))移交手續

歸檔(dang)單位移交(jiao)(jiao)檔(dang)案(an)材(cai)料時必須填寫(xie)“檔(dang)案(an)移交(jiao)(jiao)目錄表(biao)”,“檔(dang)案(an)移交(jiao)(jiao)目錄表(biao)”須部(bu)(bu)門負責人簽字(zi)并加(jia)蓋所(suo)在(zai)部(bu)(bu)門印章;若無檔(dang)案(an)材(cai)料移交(jiao)(jiao)的(de)部(bu)(bu)門,要求寫(xie)一(yi)份無檔(dang)案(an)移交(jiao)(jiao)的(de)情況說明,部(bu)(bu)門負責人簽字(zi)并加(jia)蓋所(suo)在(zai)部(bu)(bu)門印章。

(三)移交時(shi)間

為(wei)了保證學院(yuan)檔(dang)案的立卷(juan)歸檔(dang)按進度(du)進行,各部門(men)務(wu)必于2021115前移交2020年度歸檔材料。

(四)移交地點

學院綜合檔案室(行政大樓7樓前臺旁接待室內),聯系人: 周麗,聯系電話: 65336159,郵箱: 15150002@qq.com

 

黨政辦(ban)公室(shi)

20201229

 

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